運用ちゃんのblog

Linux・Windowsサーバー・PCの運用管理に役立つネタをご紹介します。

カテゴリ: コミュニケーション

電話でPCに素人のエンドユーザーさんのサポートをするのもシステム管理者の業務のことがあるでしょう。

ブラウザを開いてURLを入れてもらうだけのことでも、 結構骨が折れるものです。そもそも素人は URL を入力することがありません。

エイチ、ティー、ティー、ピー、コロン、スラッシュ2つ

と言って入力をお願いしたとき 

https://

と入力してくれるとは限りません。

コロンてなんですか? 

と聞いてくれればまだいいですが、知っているつもりでコンマ「,」やセミコロン「;」 を誤って入れてしまい意図しない結果を招くことがあります。

コロンはキーボードの右手の方、カナ文字で「け」 のところにある点が縦に2つ並んでいる記号です。

と言えばさすがに通じます。電話の向こうの相手のレベルを判断して 説明を切り替えると良いでしょう。

難度の高い記号としてはチルダ(ティルダ)「~」があります。素人でなくても通じませんので、以下のような大変面倒な説明になります。

キーボード右手、カナ文字で「へ」のところ、シフトキーを押しながら「へ」のところを押してください。波のような記号がでましたでしょうか? 
 

メールやブログを書くのに比べれば電話に要する時間は短くて済みます。とはいえ、その時間はゼロではありません。

経験的には、一方的な業務連絡であっても30秒はかかります。「お疲れ様です」的な決まり文句を含めての時間ですが、電話番号を調べる時間は入っていません。

お客様からの電話であれば「お名前と電話番号をお願いします」などとやるケースでは、どんなに端的な話でも2分程度は必要な感じです。

ITベンダーに問い合わせる時の時間はもっとかかります。せめてこちらから提供する情報(機械のモデル名、シリアル番号、設置場所、登録名義)はあらかじめ用意しておきたいものです。ここで探し物をするのは非常に痛いです。

幸い、ITベンダーのヘルプデスクが3コールでいきなり応対してくることはまずありません。電話につながる待ち時間は5分から10分です。あまり頭を使わない業務を進めるのにはちょうど良いです。

PC利用者のブラウザウィンドウが勝手に何個も開いてセキュリティの警告を出したり、ホーム画面が聞いたことない検索サイトだったりする事例はあとをたちません。

この原因として、何かのソフトをダウンロードしてインストールする際に、セットで別のソフトをインストールしてしまうことが挙げられます。アドウェアとかスパイウェアと言われます。

アンインストール方法を検索サイトで探すと、さらにスパイウェア除去ツールをダウンロードさせるよう勧めるサイトが多く出てきます。

オレオレ詐欺にかかった人に「お金が戻ってきます」と言われて、再度被害に遭う人を連想します。

懲りずにアドウェアをいれてしまう人には、
オレオレ詐欺で多重被害に逢っているのと同じ、よくよく気を付けてください
と説明するのもよいかもしれません。

システムの運用管理をしていて、海外製品を使っている場合、英語で電話する必要があるかもしれません。

日本語が話せるスタッフがいれば、代わってもらえればいいので、せめてそこまで頑張りましょう。

相手は特に名乗らずこんな感じで応答します。

Hello.

一応こちらは名乗って、日本語のスタッフに代わってもらいます。

Hello, This is YAMADA Taro speaking from MANTEN Shokai Corporation.  
May I speak any of Japanese speaking staff, please?

不在(he/she is absent)だと言われるかもしれませんが、さらにがんばります。

The reason for my calls is a software "WATSON" doesn't work correctly.  It is urgent.  
Could you give me a cell-phone number to get in touch with any Japanese speaking staff?  

英語で電話番号を話す人は、たとえば "33" を "double three"  というので注意。

確認できたら、相手の名前も押さえておきましょう。

Thank you, I will call him/her.  
And, could you give your name?  

クロージングの言葉

Bye now. 

かなりいい加減ですが、何とかなると思います。
 
●参考

ビジネス英語表現集
 

このページのトップヘ